公司上市，开发布会的具体流程

发给你个攻略看吧 新闻发布会攻略 作者: 易圣华 新闻发布会议包括记者招待会、新闻发布会、酒会等多种形式。一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比如，有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的，以“答记者问”为主要特色。另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。因此我们重点来探讨它。为了使说明更具体，我们先来假设一个案例，然后结合此案例来谈： 国内a生物制药企业研制出一种“**病疫苗”和**病治疗新药“艾而必妥”。该疫苗可以采用注射，也可以采用口服的方式植入人体，植入人体后，三天内即充分产生“抗体”。在被注射人通过各种传播途径接触hiv病毒时，“抗体”将自动发挥免疫功能。而**病治疗新药“艾而必妥”则可控制病情，逐步达到治疗(尚不能根治，根治药品正在进一步研究中)的效果。其有效性得到药品管理部门认可，并获得专利。 a企业准备在国内大规模上市该药品，下一步在国外寻找总代理商，为此他们准备在北京召开发布会。因为该产品填补了国内的空白，而且也走在世界医药技术的前沿，因此，企业决定花大力气作好本次新闻发布会。 信息发布的目标受众为：国内药品、医疗行业、成年一般公众，国外公众只是兼及。 拟邀请对象：新闻媒体；卫生医药管理部门官员、专家；药品经销商、患者代表或关心该事业的知名人士。 发布会规模：新闻媒体90家（约100人），有关官员专家25人，经销商40人，患者代表3人，知名人士2人。 现在你是国内部分的新闻发布会总策划、总协调，你将如何着手组织？有哪些步骤，注意哪些要点？ 新闻发布会涉及到的事情大同小异，一般来说，包括这几大部分： 1、 活动策划与主题确定 2、 节目策划与议程安排 3、 资料准备 4、 与会人员邀请、沟通与确定 5、 时间、场地落实与场景布置 6、 产品展示、演示与信息发布 7、 现场气氛控制 本案例的参加人数不足200人，应属于中小型的发布会。现在我们来讨论怎么样一步一步把它做好。 一、 清楚此次发布会所要达成的目标，发布会的类型，以确定其规格、方向和基本风格。 本次发布会主要目的是通过新闻媒体向卫生医疗界、公众传达企业新产品信息，传达企业技术领先的形象，以及“促进人类健康”的品牌形象。发布会的类型属于信息发布，规格应当较高。因为是企业的信息发布，因此，不同于**性强的会议，基本风格不应太严肃，正式规范中有活泼。 二、 成立筹委会，组织相关的人员，确定组织、人员保障。 一个发布会牵涉到方方面面，各项工作相互链接，相互联系，彼此交叉，必须统筹安排，多管齐下，同时进行，仅凭一己之力，殊难完成。组织、沟通和协调非常重要。 从这个发布会来看，主要的工作可以分为几大块：活动策划与资料准备、官员专家邀请与沟通、新闻媒体的邀请与沟通、经销商的邀请与沟通、产品讲解与展示、后勤与会务、现场布置等，建立组织应该按照事情而定。 建立组织的原则：一是“专业原则”，专业的人做专业的事，知人善任。比如，经销商的沟通，市场销售部门是对口部门。其中，专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面，不另设组。新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长，故新闻界的沟通也不另设组；二是“平衡原则”，因事设组，每个组的工作量相对平衡；三是“分工原则”，分工应该明确，职责分明，以防止互相推委的现象，另外，隶属分工和横向协作都要明确；四是“扁平原则”，一般在大型的活动中有多层次的“金字塔”结构，但在中型的活动中，不宜层级大多，以保证灵活机动，人员不要太多，精干、高效为要；五是“制度原则”，尽管是临时性组织，但一旦加入组织机构，人员就应受规章制度的约束。 以下是建立机构的一种办法： 一个发布会牵涉到各个部门，一般来说，公司高层及分管副总会在筹委会中担任一定的职务。公司高层，甚至于**人会有些讲话和表态。在整个活动中，相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突，赢得各个部门的理解和支持很重要。 筹办新闻发布会，牵扯的精力和时间比较多，有条件的企业可以请专业的公关公司代理。 三、 确定时间、流程与目标管理，并做好反馈、调整。 时间的控制，一般以时间进度表（倒计时）的方式来表现。注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地,一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整，调配，完善。 流程管理是指在活动中，整个活动是一个系统工程，各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。比如在该活动中，主题内容、意义确定才能确定议程、规格，规模、规格确定才能确定人数，人数确定才能落实场地，场地落实才能现场布置等等。流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识，便于找出工作的关键点、重点、难点，一般以程序框图表现。 四、 活动策划、确定活动主题。 活动策划主要包括如下内容： 1、 会议议程策划安排 大多数发布会整个过程就是讲话，念稿件，例行演示。实际上，尽管发布会是一个正式的会议，但可以做得更活跃一些，尤其是会议的开幕。 从产品的属性来看，常规的唱歌跳舞之类显然不太适合，但是，能够以一个因捐血而感染**病的母女俩的戏剧性经历编写一段话剧或小品作为开幕，自动引入正题，显然会别开生面一些，而且不会破坏整个发布会的风格。 在会议议程安排时，注意紧凑、连贯，从实践来看，一般控制在一到两个小时为宜。特别是发言的时间，演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度，不宜太长，也不宜太短，实践中，15分钟到20分钟之间比较合适。 2、 主题策划 发布会的主题，可以有多种取法，常见的是在主题中直接出现“xxx发布会”字样，也有的有一个大的主题，下面为正题，也有两者的结合。 比如此次发布会可以有这三种形式： （1）、a企业**病防治新药上市新闻发布会 （2）、“让人类远离**病” ——a企业**病防治新药上市新闻发布会 （3）、“a企业?远离**病”新产品上市新闻发布会 主题将出现在现场的背景板中，传播媒体也将高频率地提到，因此应以简洁、上口为要，字数一般不宜太多。 另外，按照**新闻出版有关部门的规定，凡是主题中有“新闻”字样的发布会，须经**新闻出版部门的审批。一般来说，实践中，很多企业略去“新闻”字样，采用其它称法。 这样，整个发布会可以虚拟简单议程如下： “a企业?远离**病”新产品上市新闻发布会 议 程 表 地点：北京国际会议中心x楼xx厅 时间：xx年9月15日（星期x） 上午9：30—11：30 9：00—9：15 公司专题介绍片放映 9：15—9：30 小型话剧 9：30—9：35 主持人宣布会议开始、 来宾介绍 9：35—9：50 总裁致辞 9：50—10：10 新产品介绍 11:00—11：30 答记者问 11：30 主持人宣布会议闭幕 五、 确定参会人员。 确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模，进而影响发布会的各个因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影响规格，或者方便起见，会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行，或者时间调整等。因此，这是总协调工作控制的“关键点”，宜重点来抓。 参会人员的选择上，服务发布内容需要的原则，选择相关性强的人员参加。一般来说，官员都选择讲话较有份量的人物，而专家则是在该领域有建树或名气大的人。本次发布会官员、专家主要是卫生、医药界、质量监督、工商管理、行业协会、学术机构人士。 患者代表是一个难题，医院对**病患者有平等对待及保密的义务，由于观念上的原因，能够公开出席会议的少，不过，也是可以找到的，但要征得他们的同意。另外，有些国外的球星、影星也已公开是hiv的感染者，可以设法和他们联系。 知名人士，对**病宣传抱有热情的濮存晰可以考虑，设法与他的经纪人取得联系，并落实他的时间。 新闻记者则是发布会的重头，一般来说，先造一份拟邀请的名单，提前一周时间发出邀请函，然后电话落实。时间较突然的新闻事件可以采用电话和传真的方式。落实好后做好分类的统计工作。本次发布会媒体大约分为四部分：日报型的**媒体，晚报、都市报等大众媒体，医疗卫生专业媒体，国际性或海外媒体。 六、 拟定活动策划案和具体操作方案。 活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。一般来说，会议核心成员才提供。 具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司，指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。 七、 新闻通稿及相关资料准备 提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次为： 1、 会议议程 2、 新闻通稿 3、 演讲发言稿 4、 公司宣传册 5、 有关图片 6、 纪念品（或纪念品领用券） 7、 企业新闻负责人名片（新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络） 新闻通稿包括如下： 1、 消息稿。字数较短，一般在1000字以内，发布起来快，有的媒体在发布会结束不到一小时就已经出版。有人喻之为“**”。 2、 通讯稿。篇幅较长，内容充实，一般是深度分析，重点报道。消息不能讲清楚的背景等问题可以进行详细阐述。 消息一般是一篇即可，通讯稿则可以从不同角度提供多篇，也可以以答记者问的形式表现。有人喻之为“长矛”。 3、 背景材料。 4、 图片资料。 以上资料一般以书面形式提供，也可以另外附电脑光盘、软盘的形式。 5、 重要发言。对新闻记者有用的发言稿。比如，企业最高负责人的发言，技术、营销分管领导的发言等，有些有新闻价值的代表的发言也可以列入新闻记者的资料中，但是以对记者报道有益为标准。 6、 公司宣传册。 7、 参会重要人物、知名人士材料。 八、 时间选择与场地落实、现场布置。 时间选择在新闻策划中是一种艺术，发布时机选择不同，效果迥异。 企业发布会有时要避开重大的事件、会议，比如“**期间”版面较紧张，记者也大多有安排，时间上不能保证。有时则要趋近于某些时机，比如相关性大的时候，起到借势的效果。 比如这次发布会可以选择在“国际**病宣传日”，这将起到很好的效果。当然，还要结合企业本身的情况，值不值得等这一时机？来不来得及？有没有必要？整体分析后作出决策。 另外，在时间上，一般选择人们容易记起的日子，如节日，一月之月初、月末，也要避开一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他节假日，可以考虑在下午进行。 场地的选择上，一般综合考虑以下几点： 一是品位与风格。 场地可以选择户外，也可以选择在室内，但以室内为常见。因为各方面的配套好一些。 酒店有不同的星级，从此次发布会来看，选择五星级或四星级是可以的。 另外，非正式的会议，或离自然、健康较近的产品属性，可以选择在避暑山庄等地召开。 酒店也有不同的风格，不同的定位，比如**、**国宾馆**性较强些，凯宾斯基、希尔顿则德、美的风格强一些，有些则体育性质强些，如亚运村或奥林匹克。选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。 二是实用性与经济性。 会议厅容纳人数？**台的大小？投影设备、电源？布景、胸部麦克风、远程麦克风？相关服务如何？ 住宿、酒品、食物、饮料的提供？ 价钱是否合理？有没有空间的浪费？ 等等，这些都要考虑。 三是方便性。 离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便？ 现场布置，含以下几项主要内容： 1、背景布置。主题背景板，内容含主题、会议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体注意美观大方，颜色可以企业vi为基准。 2、 酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等，各个酒店有所不同，有的允许，有的不允许。 3、 席位摆放。 摆放方式：发布会一般是**台加下面的课桌式摆放，有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。注意确定**台人员。不过，现在很多会议采用**台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式。 摆放原则：“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”。 本次发布会可以这样排放位置： （1）一、二排：贵宾与企业领导，地位越高者趋于中间和前面，人员多时可考虑两排，最边上的位置空出。必要时有席卡，注明贵宾与企业领导的姓名，有时带单位与职务。 （2）三排以下若干排：记者席，电视记者尽量安排在前，通道边上，摄像机可正对**台，也可以对下面的会场进行扫描。 （3）再次为经销商席位。 （4）公司一般人员及旁听席。 注意席位的预留，一般在后面会准备一些无桌子的坐席。 4、 相关设备在发布会前要反复调试，保证不出故障。 5、 签到与迎接：一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。 一般会议会要求与会者留下名片，准备好“请赐名片”盒。 九、 现场控制。 现场控制是体现总协调人应变能力的一环，事实上，一个好的协调人会将工作做在前面：首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训，事前做一些排练。从实践来看，现场的突变往往是因为沟通不畅，考虑不周，以及礼节上的巯忽。应该重点重视这些方面；其次，要在事前准备好备选方案；再次，注意积累现场的灵活应变的处理技巧。 对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通，对于前来的记者，应该一视同仁，不能对a媒体公开某些情况而对b媒体则保密。对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。 在气氛的控制上，总协调人处于一个平衡的“重心”上，气氛轻松活泼，与会者的心情也会舒畅。另外一个重要因素是主持人，如果是自己主持则会好一些，但往往是分身乏术，因此在发布会中，需要提前安排好一些事情，事先要与主持充分沟通，让他（她）对整个会议的风格有个大致的了解与把握。 在产品的演示讲解过程中，可以用一些现代科技手段，结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等，以助与会者的理解。 答记者问上，一般来说，由一位主答人负责回答，必要时，如涉及到专业性强的问题，由他人辅助。 在国内，大多数记者不会提恶意刁难的问题，有时连善意刁难的问题都少涉及到，往往觉得太不精彩。事实上，提问能够反映记者对会议内容理解、把握的广度和深度，是记者站在大众的立场提出争议点、重点、难点和大众关心的“点”，更有助于传播。 发布会前一般会准备记者答问备忘提纲，并在事先取得一致意见，尤其是主答和辅助答问者要取得共识。 在发布会的过程中，对于记者的提问应该认真作答，对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止，对于涉及到企业秘密的问题，有的可以直接、礼貌地告诉它是企业机密，一般来说，记者也可以理解，有的则可以委婉作答。不宜采取“无可奉告”的方式。对于复杂而需要大量的解释的问题，可以先简单答出要点，邀请其在会后探讨。 整个会议应有正式的结尾。本次发布会安排在11：30结束，则应该有午间酒会或自助宴会等，在会议结束时，由主持人通知时间与地点。 发布会后，宴会前，一般在贵宾室安排更深入的采访。 值得说明的是，新闻发布会千头万绪，方法也尽有不同，尚有诸多细节不能在此反映，这只是方法的一种，更多的还待读者在实践中体会。新比利金融是一个全新的股票t+0**，对炒股感兴趣的朋友可以试着注册模拟下。 20210311