如何摆脱无效加班？

从我漫长的加班生涯看，加班主要有三类原因：公司内外部不可控力的影响，比如业务节奏快，各种突发事件频发；组织架构不合理，跨部门间沟通成本高等等。个人工作效率低工作量本身超负荷这些原因不是绝对独立的，而是会相互影响，比如效率低会让工作量翻倍，让人更加焦虑，这种心态下处理各种突发事件，不会从源头上思考成因、找解决方法，而是会下意识地填坑，结果反被卷入更多的紧急事故中，更难将精力放在最重要的事情上，于是工作效率更低。当陷入这样的恶性循环，加班只是以一种更低效的方式弥补上班时间本可以完成工作，它不但没有创造价值，还会让我们更加焦虑和疲惫，这种加班在我看来就是无效的，只是用“战术上的勤奋掩盖战略上的懒惰”。要摆脱这种状态，首先要认清现实，辨识出自己的加班是否有效，然后找出哪些加班是自己的原因导致的，哪些是我们能力范围之外的不可控力导致的。要认清自己的能力边界，尽全力解决自己可以解决的问题。这种辨识能力非常重要，因为大多数时候我们都意识不到自己的加班是无效的，反而会被“我在努力工作”、“大家都在加班，996很正常”所迷惑，当身边所有人都在这样生活，我们就会认为这是理所当然的，也不会思考如何改变当下的处境。意识到这个问题后，我们又容易陷入两个误区，一是推卸责任，埋怨是组织流程太冗长、业务变动太快、领导太喜怒无常等等，却没有发现自己能做出的改变，也没有意愿行动；二是太过用力，将自己无法解决的问题也硬生生揽在身上，当发现自己怎么努力局面都不发生变化时，就会产生强烈的挫败感和无力感。这样一来，不仅工作很累，我们还要消耗一大部分精力在和情绪做斗争上，更不会有时间思考“为什么”和“怎么办”。所以，认清现实、认清自己的能力边界非常重要，认清哪些是自己可以改变的，哪些是自己能力范围之外，无法解决的，然后把关注点放在自己可以解决的问题上，会减少很多无用的消耗。下面结合三类原因，聊下我的一些处理方法，欢迎大家交流。不可控力我有个朋友在一家大公司的海外部上班，公司虽然在战略上重视海外，但她每次对接需求都很费劲，同事会用各种理由不接活，有时候她花很多时间都没法协调到资源，每次加班都精疲力竭。我们可能下意识地觉得是对接人不太负责，或者朋友的沟通技巧可以提高，可如果将问题放到公司层面去看，会发现虽然海外项目在战略上被重视，但公司在国内市场的份额都快不保，竞争压力非常大，所以从管理层到执行层都没有余力去顾及其他的业务板块，再加上组织结构很冗余，所以这种情况下争取资源会非常累。还有一个朋友是技术，他们业务紧急需求很多，他动不动半夜起来就要改数据库或bug，经常累得**，从表面看是产品没有把控住需求，但从根源上，其实是整个公司都是业务导向型，销售驱动产品，业务压力大也很强势，一要冲业绩，正常的开发流程就根本走不通。这种情况下，除非管理层决心整改，否则靠单个技术怼业务或者产品来躲过几个需求，作用都不大。当我们被琐事所困的时候，要去找到更最本质的问题。你要能看到自己在哪一个业务环节，正发挥着什么作用，从一个组织和公司的视角，更全面地看待自己的处境，然后找哪些是自己的问题，哪些是公司的问题，自己可以做什么，不能做什么。对于现在能做的，先最大程度地优化，比如可以把常见的bug排查方法做成q&a，用群机器人响应，业务的突发需求汇总给组长统一处理，尽量优化流程等等。对于看似完全超出自己能力范围外的，先尝试转化成能力范围内可以做的事，尽最大能力去做，实在无法控制的，就摆正心态。这里想举一个例子，就是公司的战略调整。许多互联网公司都会战略性试错，通过试水性项目快速获取市场反馈，根据产出调整投入方向。这看起来是个不可控力，可能会导致员工通宵熬夜赶出来的活，没过几天就作废了，如果这种情况反复出现，我们就会有强烈的挫败感和无力感。但如果转化成思考“我们能做什么”，会发现这恰恰是晋升的最好时机。从5年、10年的战略规规划缩短到1年甚至半年的目标，管理层也没法预测公司的走向，没有谁能真正看清楚未来的趋势，这无形中其实给一线员工更多的话语权，因为是他们，最先接触到一线用户和市场数据，最先和竞品硬碰硬，如果他们能贡献靠谱的策略，就会直接影响高层决策。换一种说法：如果你抗压能力强、适应快节奏的工作，而且能改变传统的思维方式，从被动接受指令，转向更主动地创造有价值的工作，会很快崭露头角。我曾提到过，“人类教育程度、职业经济价值的不同，来自于大脑处理信息的复杂度和速度的差异。领导层级越高，不再执行某个具体的任务，而是更多地思考公司战略发展、品牌价值，处理的信息更抽象，这种工作本身对大脑的思维要求就很高，所以溢价空间大，回报率高，收入更丰厚。”互联网行业虽然节奏快变化大，无形中加大了工作量，但同时也让你的思考判断能更快得到市场反馈，也更容易被决策层听到，这也就带来了更快的晋升通道。所以，我们可以分析公司的商业模式，尝试从自己的角度理解业务的发展，比如我所处的行业发展的大趋势是？有哪些新兴的风口？我的公司处在行业价值链的哪一环？这一环是否会被新趋势革新？有哪些创新的可能性？公司朝哪一方向会创造更大的价值？然后看公司现在的战略是什么，为什么要这么做，这种打法可能有什么风险和收益，再在业务实践的过程中，不断获取反馈，看这个逻辑对不对，是怎么被验证的，应该如何调整。这一过程中最重要的是，尽最大可能“发声”，参与决策。发出你的声音的前提是尽全力地去做、去深入项目，了解它的方方面面，然后给出自己的分析和看法，这样你的“发声”才会被人重视。当你觉得项目靠谱，尽可能地争取资源；当你觉得不靠谱，就尽力去阻止。不要害怕发声，要去影响你项目的方向。因为只有根据反馈不断调整，才是能达到刻意练习的效果，才能不断地训练自己的商业直觉和判断力，才能帮助你按公司的发展阶段，判断最能创造价值的业务方向，然后影响决策层，做“对的事”。当你尽力发声，但还是无法影响决策时，那就去“体验”吧，将它看成收获经验的一种方式，错的事也有值得优化的环节，你要专注在收获本身，这个项目本身给我带来了什么？比如项目流程、人员分配等等经验，要不断地盘点和总结。“发声”其实就是在能力边界内，做我们自己可以尽力做的事情。“体验”就是我们发声后，尽可能地影响别人后的“听天命”，你把这个过程本身，当作是自己成长的一种方式，而不要因为我的声音不被人重视、方向最终没有被改变而气馁，具体的工作成果会受不可控力的影响，但你要在做的过程中，有意识的培养自己的能力，在实践里，摸爬滚打，这样，每一次工作，你积累的是自己能力和方**。为了这样的事加班，你的能力和思维在不断地锻炼和提升，在我看来就是“有效”的。个人效率低从个人角度，提高效率主要是两点：做对的事，或者说创造价值最高的事；以高效的方法做事。首先看做对的事。这是我们经常忽视，但我认为是最重要的一点，因为你再高的效率，如果做的事都无法创造价值的，可能是空忙一场。那该怎么办？第一，学会按重要性排优先级。公司有不同的业务线，各业务线都说自己的活很着急，怎么办？最简单的方法是跟leader确认工作优先级，一方面是更高效地排期，以结果为导向产出，另一方面也是让他清楚你手头的工作量，方便协调任务。但我觉得，更根本的做法，是你能自己判断优先级，先选重要的项目，再在项目的活里选最重要紧急的。刚刚我们提到公司战略，一个原因就是它影响着你到底做什么工作。当你很了解公司现在的方向是什么、重点是什么，就能按照这个思路拆解部门目标和手头的工作，按优先级给任务排序：公司现在的战略目标是什么？在这个目标下，我的工作创造了什么价值？要达到的核心目标是什么？现在手头的工作，是否在为这个核心目标服务？哪些是能够真正创造价值的？哪些可以之后处理？能形成哪些关键产出？为实现这些产出，哪些任务优先级最高？哪些是无效的？让自己的工作目标和公司的保持一致，确保的工作内容是创造价值的。第二，用80%的精力解决最本质的问题按80/20法则，我们手头的活可能只有20%是真正重要的，集中80%的精力解决这些本质的问题，可能其他衍生出的琐碎问题就不会来找你了。所以，做完最重要紧急的事，要花一些时间处理这些20%重要不紧急的事，它们可能是隐性的，你要自己把它找出来。最常用的方法是5w，遇到一个难题后问5个为什么，找到那个最根本的原因，然后再想办法解决它。第三，学会澄清需求首先在接到任务的时候，和对方确认清楚，要求是什么、什么时候要、可能有哪些风险、有没有注意事项，要提前沟通好。其次我想提一个“共创方案”。我们总会在方案完全做好后才会交付，特别是设计、教研等对自己有高标准的人，一定要等到最后一个细节磨好了，才会交工。但甲方总会有各种修改意见，一旦是方案的思路或设计风格出现偏差，整个返工的工作量会特别大，也会耽误时间。所以我觉得可以把方案看成是甲乙双方探讨出来的，你有了一个大致的方案雏形，先给对方确认一下，既能让别人知道你的进展，同时又可以确认是不是满足需求，一起讨论，然后等对方确认后，再进一步细化细节。这种共创的方式看似增加了沟通成本，但在整体的项目交付上却节省了时间和人力。再看以高效的方式做事。这种技巧有很多，我挑几个自己觉得重要的说。第一，善用工具所有可以通过工具完成的尽量用工具，把精力从琐碎的小事里解放出来，集中到真正需要思考的事情上。比如客服常用的话术，可以用textexpander输入，每次只用输设定好的缩略词，就可以自动补全内容，还可以自定义光标位置、输入要计算的日期、撰写markdown、调用剪切板等等编辑强大的内容。然后把节省出来的时间思考话术的改进，如何针对不同购买倾向的用户用不同的话术、怎样说更能减少用户的决策时间等等。我常用的工具还有alfred、bettertouchtool、popclip、copied、cheatsheet、bartender等等，一般遇到重复性工作，我都会去找有没有对应的工具。当然，最好的工具还要是适合自己的，就像我尝试了omnifocus、check、tower、wonderfull**t等gtd或任务管理工具后，还是没有特别顺手的，最后还是用numbers做了个模版，大家有好用的可以推给我：）第二，自动化工作流我之前很喜欢一个app叫workflow，你设定好一个流程，它就可以自动化工作。比如设好“选择照片，制作成gif，分享到推特”的流程，下次点一下就可以自动运行了。同样的，我们自己在工作中，对于琐碎的、流程化的事情，也可以形成自己的工作流，把步骤设定好，每次触发，不需要花时间思考和决策就可以直接执行。比如每次都要在常用的网站里来回切换找图，可以优化成先用谷歌高级搜索，所有内容都只在指定网站内搜指定尺寸的高质量图，然后保存到pinterest，再一键下载某分类下的所有图片。还可以把自己常用的工作环节设成一些流程，比如开会前要准备议题和方案、发邮件周知各方、预定会议室、会前一小时提醒、会议控制在1小时内并收敛结论、会后发会议纪要等等，下次开会时就可以直接行动。公司一般都会有这样的流程，比如财务报销、产品技术开发流程等等，但流程不能太冗长或不贴合实际，否则会大大降低效率。第三、形成自己的工作节奏，定时总结和盘点一般公司会有okr，我们会先在这个基础上拆分月目标、周目标，然后我会找出每个重要的时间节点，按时间点倒推每天的工作内容，最后就是形成自己的节奏，看如何安排才能更高效地完成这些工作。形成自己的节奏首先需要了解自己、找到更适合自己的工作方式。比如我早上效率最高，午后和傍晚注意力比较分散，所以我会把重要紧急的和需要思考的工作安排在上午，午后集中处理琐碎的事情，如回复邮件、交**、确认零碎的需求等等，下午安排一些会议，处理一波不痛不痒的事情，下班前做简单的总结，看哪些没做完，和周计划做对比，然后挑出第二天最重要的三件事，早上来了可以直接开工。再如我的工作和生活不是界限分明的，这跟我的个人习惯有关，周末我的作息也和平时差不多，除非和朋友出去玩，不然不会格外睡**或者晚睡。所以比起周一到周五每天加班到很晚、周末痛痛快快玩两天，我更倾向于把工作分配到七天，但一般周末每天我只留2-3小时给工作，而且只做最重要的事，保证自己有足够的时间放松和恢复精力。（突然觉得按这个习惯，也难怪我挑工作也只会挑自己真心喜欢的啊，不然真是没发活哈哈哈）这其实是比较适合我自己的工作节奏，但不太适合晚上精力比较集中的人，也不适合希望工作和生活分开的人，所以大家都需要了解自己，找一种自己觉得舒服的节奏。但这个过程可能会让别人觉得不适，比如我在专注干活时，不会随时响应别人的微信或者邮件，如果真的是非常紧急的事，我觉得对方会直接打电话或者当面来找你，除非这种“会死人”的事，别的我都会让他们等一等，而且如果真的有急事来找你，看到你在专注地干活，也不会怪为什么没回消息。当然这个可能也看leader，我现在的leader比较认可这种方式，我没有及时响应他也不会怪我，真的很急就给我打电话。如果你的leader比较好沟通，也不是那种火急火燎、不回复就发怒的类型，可以尝试一下。超负荷当你一个人被分配了三四个人的活，工作量很大，更要注意不要陷下去，不要只是埋头苦干。首先，要有意识地提高熟练程度和工作效率。因为工作量是相对的，老手半小时可以干完的活，可能新手要花一天，比如修图每次要很久，那不如花几天的时间把ps里常用的快捷键都练熟了；竞品调研要很久，就找一下有没有相关的分析方法，然后平时多看行业相关的文章，积累内容，找到最关键的那部分能力，然后提高它。其次，及时反馈和沟通，学会团队协作。一方面，我们可以主动和leader汇报进展，随时沟通，提前预知风险和阻力，也让他了解你手头有哪些工作，方便协调。同时也要学会寻求帮助，比如你是新手，那先向团队里资深的人请教经验，可能比你埋头苦干三天更有效。另一方面，看自己擅长什么和不擅长什么，和别人取长补短，比如有的人更擅长数据，但不太喜欢和人打交道，这时候如果给他一个培训的活，他推荐给团队里更喜欢演讲的人，可能会更合适。不过，对于公司来说，让专业的人做专业事可能更高效，但对于个人来说，做一些“不合适”的事，其实可以扩大自己的能力圈。所以如果他手头工作量已经超出极限，可以把这个活推荐给更合适的人，如果有时间，我反倒认为尝试一下也是个不错的选择。如果熟练度和效率真的到极限了，团队里也真的是太缺人，那就尽量挑最重要的活干，让做的事情创造最大的价值。最后，一定要让自己休息。我过去总想将所有工作尽快做完，于是连续加班18天，把自己弄得疲惫不堪，但其实这样的效果并不好，上班变得无精打采、注意力不集中，工作效率其实是变低了。《精力管理》的作者吉姆洛尔指出，精力，而非时间，才是高效的基础。我们每天有多少时间是固定的，但能支配的精力的数量和质量却是可变的。我们工作的产出不是拼投入了多少时间，而是在投入的时间里集中了多少精力。要保持精力充沛，就要管理好自己的精力资源：身体的、情感的、思想的和精神的。所以，工作强度再大也要学会休息，学会调节自己的精力，就算只是加班的缝隙出去走一走，很短的放松也会让自己恢复些能量。记得照顾好自己，以后还有很长的路要走。写到结尾，想起很多公司强制九九六，没有任何调休和补贴，就算没有活也要留在公司。这种简单粗暴的规定，在我看来，根本是一种懒惰、推卸责任的做法。因为加班永远只是一种手段，而不是目标。一味地强调加班，得到的也只是工作时间的延长，员工并不傻，很多人就在加班的时候逛逛淘宝打打游戏，做自己的事情。投入精力了吗？并没有。有产出吗？并没有。都是无效的“加班”。管理者要思考的，是如何让员工创造出更多的价值，不仅仅是完成工作，而是调动积极性，让员工主动思考，更高效地产出和执行更有效的方案。为什么完不成工作？是能力无法满足业务增长的需要？是组织结构混乱，导致工作效率低？是考核不到位，责任不到人，公司整体氛围松散？是业务发展太快，需要扩招？有人说，都不是，他们只是为了压榨一波廉价的劳力。也许现在是可以，但随着ai时代的到来，未来人而不是机器能胜任的工作，一定是具有创造性的，会有越来越多的脑力工作者，而这些富有创造力的工作，绝不是单纯的投入多少时间就能界定的，你看着他坐在那里3小时，真的一定有效果吗？做出来的方案一定比半小时想出来的好吗？脑袋里想的东西你能控制吗？未来不是工作多久，而是你愿意付出多大的激情和精力，去碰撞出更大的火花，去创造出让人砰然心动的东西，这对于人的要求也会更高。但一个懒惰的、只强调加班的公司，不会吸引到这样的创造性人才。相关阅读：《如何七天快速了解一个行业》《跨行的核心能力》《从记者编辑到产品经理》yilan ｜m**studio如何摆脱无效加班奕兰理性思维+感知生活喜欢自我探索和认知迭代想做个有趣的姑娘m**studioywork smart, play hard 20210311