出纳工作中常遇到的问题及解决方法

出纳工作中的常见问题及应对策略　　谈及“出纳”这一会计工作岗位，许多人倾向于将其定位为只负责现金的收与付，出纳员就只要做管管钱，跑跑银行的“杂务活”。正是这种肤浅的观念，让人们往往忽略了出纳工作在财务管理中所起的作用及其常见问题的解决策略。　　一、出纳工作的定义及其在财务工作中的地位　　其实就出纳岗位的定义而言，其工作就是企业、机关、事业等单位的**、资金以及有价证券的收付、保管、核算工作的总称。出纳工作既是会计工作的起点，又在会计工作中起着前后衔接与贯穿的作用。出纳是第一手会计信息的收集者，如若信息在这一环节的传递就发生差错，那么整个财务工作都会受到影响，最终可能对上级部门的决策造成重大误导。因而，出纳工作中的一些常见问题也就升华成为财务工作中必须加以重视的一项重要内容。出纳工作作为会计循环中的一个必要环节，其岗位必须具有制度上的合法性、行为上的规范性、管理上的科学性、工作上的适应性等特点。因此，出纳工作中常见的问题也就主要围绕这几个方面展开叙述。一个企业会计制度的完善与健全，是通过不断的实践、探讨和总结而达到的，一个单位的出纳工作的质量的好坏、效率的高低是直接影响到整个企业的会计核算质量和效率低的，因此关于解决出纳岗位中问题的主要思路与来源，以下将以实际情况为例，深入进行探讨和研究，以便熟悉并掌握出纳工作中应对问题的技巧和方法，更规范地做好出纳工作，提高自身的专业水平。　　二、出纳工作中的一些常见问题　　关于出纳工作中的常见问题，通过参考以往学者和学术界专家所写的专题报告及报刊论文等文献资料，可以将其问题浓缩成几个关键的讨论方向：　　（一）因制度不严，工作中无章可循。据规定，在现金的处理和管理方面，一切的现金收入必须由单位的会计人员开具现金收款凭证；所有的现金领款必须根据财务的相互程序，由会计和出纳人员共同办理，领款必须由会计和出纳共同签名。但有些单位制度混乱，不按账款分管的原则行事，单位领导、会计人员随意经手现金，且不及时与出纳结算，甚至出现私自挪用**，随意改动账目金额，长期不与出纳人员取得合理的工作交流沟通，使得出纳人员对现金 收支情况不明，在报销款项、确认核实现金、银行账的工作中频频出现账目数字的偏差，导致出纳工作出现乱批乱花、漏批、漏记等情况的发生。　　（二）手续不全，疏于防范。有些出纳员在填写现金支票、编制记账凭证时不规范操作，被少数别有用心的人钻了空子，有的借款无据可依，有的领款未经审核人员签字、盖章，时间一长，借款或领款人遗忘，或有意赖账，或意外身亡，事后清查账务，出纳员又无法出具对方借款或领款的其他证据，只得自己赔钱了事；有的对现金、凭证、**、印章等重要物件保管不善，一旦遗失或被盗，不仅为会计工作造成麻烦，也可能让公司平白蒙受不必要的损失和祸患。　　（三）工作不勤奋，粗心大意，出现技术上的错误。1.记账金额不对，方向记错，合计数没有打对。2.收付款时习惯性地只看小写不看大写。3.对于现金的清算工作没有真正做到日清月结，每月银行账户的日记账没有及时与银行对账单进行核对。4.清点现金时多数或者漏数，对人民币的真伪辨别工作有所疏忽。5.找付现金需要换零或者换整时，忘记收回之前已付的现金，造成错误。6.对于受到的转账支票，现金支票，未及时在规定的时间内到银行办理相关手续，造成**方与受票方不必要的麻烦，为本单位资金流动造成一定的阻碍。7.报销费用时错记金额，原始凭证保管不妥、对记账环节造成影响等。　　（四）出纳人员的综合业务能力仅停留在基础阶段，且对一些新**的政策法律法规没有及时准确的学习和认知，导致日常工作中的不必要麻烦。作为出纳，如果不熟悉掌握《会计法》银行结算制度，《现金管理制度》，企业财务管理规定，财经法规等，是很难把握好出纳工作的。　　三、出纳实践工作中遇到的具体问题　　通过以上整理的基本内容，下面，我将结合扬州双雄制冷设备有限责任公司出纳岗位过程中遇到的具体问题的阐述与分析，对出纳常见问题及其应对策略进行多方面的论述。　　首先介绍一些基本情况，扬州双雄制冷设备有限责任公司是一家集销售冰柜、岛柜、海鲜柜、蛋糕柜、熟食柜等商用设备的有限责任公司，其货币资金的往来业务也趋于简单化，主要以现金、网银为主，鲜有现金支票，转账支票等收款形式。但又由于其业务主要以淘宝、阿里巴巴、行业网站等网络营销手段为主，因而货币资金的流动、银行账户的管理又具有一定的复杂性和多样性。比如，由于网络营销是主要的经营方式，因此淘宝的支付宝**，便相当于我们的一个最常用的“网络虚拟银行”。该公司的销售额大多体现在支付宝**，银行实际已经成为该公司第二个资金载体。因此，该公司的有关财务规定，出纳人员必须在处理好公司现金与银行账户的同时，实时关注支付宝**的资金流入与流出，并且做好资金在支付宝与公司各个银行账户之间的流动记录。　　在调研过程中，发现了很多问题，以下一些实际的例子便更直接地体现了上文综述的几个概念性的出纳工作中的常见问题。　　（一）该单位有部分银行账户在开户时就是办理的一卡一折形式，银联卡可以随时取现或者消费，此卡由该公司**人长期持有。每次这种性质的银行账户在进行银行存款日记账和银行对账单核实对账的过程，就会频频出现金额出入大、交易次数远多于账面的情况。这样的情况之所以出现，是因为单位领导人外出领用资金，但一直没有跟会计人员取得协商沟通，会计信息无法传递，出纳未能及时确认并登记银行日记账，使得该银行账户的资金流动情况不能很准确及时地汇总工作。这一行为就对下面的对账工作造成很大的困难。　　（二）由于该公司营销的品牌比较多，合作的供应商比较多，每个供应商的银行账户资料都是比较齐全的。而根据该公司明确规定，进货量比较多或销货量比较大的合作厂家，货款都是统一打至该公司对公账户的，而一些合作比较少、且产品不是该公司主营产品的小厂（有些小厂不是一般纳税人，无法开具**专用**），货款均打入其个人账户。在给长期合作的供应商打款时，有时会不小心将货款打至其个人账户，该行为的失误就会导致后期该公司会计人员问供应商索要增值**时产生困难，一定程度上给公司造成损失。另外，由于该公司合作的厂家大多在外地，打款都会产生银行手续费，公司虽在该方面做了明确的规定：但凡打款对公账户的，手续费都由该公司承担。打款至个人账户的，手续费均由对方公司承担。但在实际的情况下，对于新合作的或者极少合作的货款金额较大的公司，为了保持两方的合作关系，手续费都是该公司承担的。这一点，与该公司公告的规定有所出入。　　（三）有些银行的某些营业网点是不具有对公业务的，而一般情况下，走公司对公账户的款项如果以普通异地转账方式进行，手续费相对于对公汇款的方式来说是很高的，这样就给公司造成不必要的费用支出。因此，在打款前，要求出纳员熟悉了解各个银行的有关政策和转账流程，为公司节省不必要的费用支出，降低运营成本。　　（四）该公司新安装使用的刷卡机，集消费、转账功能于一身，但用机器转账时偶尔出现交易已入行处理，但几分钟后又自动抹账的现象。这种情况虽然非人为造成，但却给货币资金的管理造成一定的负面影响。有时刷卡机打印出凭条，证明转账成功，即证明付款业务已经生成，因而以打印的单据为原始凭证，之后登记银行日记账。但实际上转账并未交易成功。这种现象的发生要求出纳人员必须仔细地核对银行账户信息，转账或是消费的操作完成后还需核实相关银行账户的实时入账出账信息，以确认工作实施无误。　　（五）接受与该公司开户行非同行开出的转账支票，不同银行的不同性质的支票，处理方式也都不尽相同。刚接手此类业务的时候，都会觉得繁琐。该公司开户行为工商银行，该行虽接受任何银行开出的转账支票，但是前提条件是**行必须设置有支付密码，只有设置了支付密码的转账支票才能通过正常程序转入公司账户，否则转账支票只能通过**行进行背书手续，转入开户行。因此，在接受转账支票时一定要注意**行所**据属性，避免不必要的时间浪费在银行柜台。　　（六）在报销费用的环节，由于很多情况下，上下货、拉货、提货的物流人员或者搬运工都是个体经营，没有专门的费用报销单，该公司也没有专门的规范化的费用报销单，加上这类人员的文化素质较低，他们手写的单据经常是内容表达不清、金额错写，导致出纳在进行结算工作时容易出错。并且事后难以发现错误。　　（七）该公司淘宝客户订做的产品，大多是由该公司的供应商制作完成后直接发货到客人手中。而刚合作的供应商跟我们之间由于彼此不够熟悉与信任，要求该公司先打款，他们确认收到款项后才会发货给客户。在汇这样的款项时，该公司要求出纳汇款后一定要第一时间联系厂家，提醒及时发货。有时因为个人原因，忘记通知供应商确认收款，就耽误了产品的发货，严重时容易与顾客之间产生纠纷，给公司带来麻烦甚至是经济上的损失。　　（八）该公司的经销商要求提货时，一般情况下都是由该公司委派的拉货司机负责将货款收回的，有些情况下，拉货师傅把收到的货款扣除自己应拿的运费，然后把剩余的款项交给出纳，忘记交代运费，出纳记账时就会把应收款项的金额记错。并且少记漏记部分的费用支出。这样的现象，只要稍不留意就会发生，因此是个应该警惕的细节点。　　（九）由于该公司一大半的销售额都来源于网络营销，而支付宝上的交易包括直通车、支付宝快速提现、还贷转账、放贷转账等业务都是有收费的，这部分费用的开支其实也是日常管理费用、营业费用中的重要组成部分，但由于该费用的明细来源于淘宝，淘宝打理人员经常会忽略支出款。因而导致管理费用、销售费用的漏记，漏登现象。　　（十）该公司在工资结算方面，有着较为复杂而细致的待遇福利制度。首先分为八类不同性质的福利待遇分级发放方式：1.新公司成立或拓展独立经营点正式员工调任前三个月薪酬发放制度；2.新进员工（试用期三个月）薪酬发放制度；3.正式员工薪酬发放制度；4.销售兼行政管理人员（分公司或拓展独立经营区域负责人）薪酬发放制度；5.行政人员及技术人员薪酬发放制度；6.普通职员（文职类）薪酬发放制度；7.企业股东及分公司或独立经营点股东薪酬发放制度 总体而言，薪酬的组成部分又分为基本工资、保险补贴、全勤奖、津贴、职务津贴、业绩提成奖、月业绩奖、年终业绩奖、年营业总额奖这几部分。公司员工的分类本身就相对比较多，加上公司及分公司、独立经营点每月固定的最低业绩指标又不尽相同，对新进员工及转正销售人员每月业绩考核也均有不同的标准衡量，梯级津贴发放制度以月营业额为标准，决定全体人员津贴金额的发放区间，销售兼行政人员、行政管理人员以及技术人员另有不同标准的职务津贴，员工全勤奖的发放又有具体的考核标准，这一系列的公司薪酬发放制度，让出纳很难下手去准确地判断及计算公司各类员工的月工资。　　四、出纳工作中常见问题的解决方案　　以上列举的事例虽为扬州双雄制冷设备有限公司出纳工作中遇到的问题，但在中小企业也有一定的普遍性，因此，对出纳工作中以上一些常见问题，我提出了一些相关的经验和应对策略：　　（一）针对例1中所描述的出纳工作中出现的一卡一折银行账户，单位领导人随意挪用公司资金的问题，归根到底就是该公司制度不够健全，管理职能未发挥作用的后果。因此，在遇到与此相类似的问题时，为了减少出纳工作中的错误与麻烦，首先应该倡导企业建立一套较为健全的财务管理制度，出纳人员、其他会计人员按章办事，严格执行《现金管理暂行制度》以及公司内部的有关规定，实行现金、存款的内部有效控制。此外，严格执行账款分管制度，出纳人员不得登记会计记录，非现金出纳人员一律不得经手现金，更不得私自挪用**。　　（二）规范出纳岗位的操作，杜绝出现漏洞。填写支票要仔细，做到字迹清晰，数码规范，尤其是在写大些金额时一定要用规范的书面文字，避免给坏人可趁之机；编制记账凭证时，要按照原始单据的自然张数填写附件张数，并用胶水粘牢，以防脱落。也用以避免原始单据被别有用心的人撕掉销毁、嫁祸于人；领款和借款必须严格按照会计审批手续进行，领款必须有领款人的签字盖章，借款必须由借款人立据、签字盖章并经分管财务领导审批。例如上述提到的因疏个人疏忽，将需要**的货款大至供货方的个人账户、在打款给供应商后未能及时通知其确认收款和发货，导致淘宝客户不满，影响店铺信誉或者给公司直接造成损失的行为等等细节问题，都是出纳人员在实际工作中的粗心大意造成的，因此，做好出纳工作，解决常见的问题，首先要做到规范出纳本身的行为，端正工作态度，细心仔细地做好每一项工作。　　（三）爱岗敬业，忠于职守。出纳工作是一项繁忙而细致的工作，要真正做好这一工作，必须做到：1.记账时头脑要清醒，看准金额，记账方向等，以免出错。合计数按照从前到后和从后到前的次序，至少要计算两遍。2.总结出错原因，防止重复发生。每一次出错都要认真分析出错的原因，认真记录在本子上，以便今后能时刻提醒自己。3.积极寻找并发现日常工作的处理上的小窍门或者可以灵活运用的技巧。努力优化工作成果，简化工作中的繁琐事宜。例如，在编制现金付款凭证、收款凭证的时候，可以将收付款凭证分开记载，以免记错方向，影响结账；收付款时既要看清小写，又要看清大写，两者相符才能付款。付现金时，不论是否从整捆钱中抽取，都要点两遍，第一遍点张数，第二遍点金额，以便相互验证。4.加强对每一笔经济业务的记忆。对自己一天中所经手的业务，要尽量记住其来龙去脉；对于一些比较特殊的业务，应该单独记载在一个笔记本上，以备今后查找之需。　　关于上述例十中所阐述的问题，究其问题出现的主要原因是，企业员工没有很明显的“阶级划分”，换而言之，在出纳进行工资分配的时候，对该公司的薪酬福利制度的各项条条框框虽然能理解 并运用，但却不是很明确各个员工的工作性质。其次，理清了个人的工作性质之后，还要进一步考虑业绩量，月销售量，还有每个人在单月的人事考核、津贴、职务津贴的发放范围、奖惩记录等，到了年终还要计算每位销售人员及区域销售经理的年营业总额奖。而解决其问题的唯一方法就是学习并熟悉掌握公司新**的薪酬福利制度，该制度是能体现能者多劳，劳者多得这个道理的，所有的津贴，职务津贴、提成，奖金等都是要以一定的销售业绩量为基础的。这样的薪酬管理制度，有利于调动全体员工的工作积极性，带动竞争销售的氛围，有利于企业与企业员工的共同发展。　　五、结束语　　出纳工作作为会计循环中的一个重要环节，在任何单位或经济组织中都是独立而不可替代的。作为出纳人员，在工作中要保持严谨务实的工作作风，树立高度的责任感和事业心，努力提高自身的业务素质和思想素质，及时解决工作中出现的新问题，成为会计工作的实施者和把关者。 20210311