各位谈谈各公司是如何处理作废文件的如题谢谢了

人民网 2024-11-16 22:22:55

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有效就不用说了；失过了时效但是没文件明确指文件废止的；作废应该是有新文件明确指出此文件已经作废或者废止的文件。客户投诉处理五大技巧 1.虚心接受客户投诉，耐心倾听对方诉说。客户只有在利益受到损害时才会投诉，作为客服人员要专心倾听，并对客户表示理解，并做好记要。待客户叙述完后，复述其主要内容并征询客户意见，对于较小的投诉，自己能解决的应马上答复客户。对于当时无法解答的，要做出时间承诺。在处理过程中无论进展如何，到承诺的时间一定要给客户答复，直至问题解决。 2.设身处地，换位思考。当接到客户投诉时，首先要有换位思考的意识。如果是本方的失误，首先要代表公司表示道歉，并站在客户的立场上为其设计解决方案。对问题的解决，也许有三到四套解决方案，可将自己认为最佳的一套方案提供给客户，如果客户提出异议，可再换另一套，待客户确认后再实施。当问题解决后，至少还要有一到二次征求客户对该问题的处理意见，争取下一次的合作机会。例如，某货运公司的a、b两名销售人员分别有一票fob条款的货物，均配载在d轮从青岛经釜山转船前往纽约的航次上。开船后第二天，d轮在釜山港与另一艘船相撞，造成部分货物损失。接到船东的通知后，两位销售人员的解决方法如下：a销售员：马上向客户催收运杂费，收到费用后才告诉客户有关船损一事。 b销售员：马上通知客户事故情况并询问该票货物是否已投保，积极协调承运人查询货物是否受损并及时向客户反馈。待问题解决后才向客户收费。结果a的客户货物最终没有损失，但在知道真相后，对a及其公司表示不满并终止合作。b的客户事后给该公司写来了感谢信，并扩大了双方的合作范围。 3.承受压力，用心去做。当客户的利益受到损失时，着急是不可避免的，以至于会有一些过分的要求。作为客服人员此时应能承受压力，面对客户始终面带微笑，并用专业的知识、积极的态度解决问题。例如，某货运公司接到国外代理指示，有一票货物从国内出口到澳洲，发货人是国内的h公司，货运公司的业务员a与h公司业务员d联系定舱并上门取**单据，d因为自己有运输渠道，不愿与a合作，而操作过程中又因航班延误等原因d对a出言不逊，不予配合。此时，a冷静处理，将h公司当重要客户对待。此后，d丢失了一套结关单据，a尽力帮其补齐。最终，a以自己的服务、能力赢得了d的信任，同时也得到了h公司的信任，使合作领域进一步扩大。 4.有理迁让，处理结果超出客户预期。纠纷出现后要用积极的态度去处理，不应回避。在客户联系你之前先与客户沟通，让他了解每一步进程，争取圆满解决并使最终结果超出客户的预期，让客户满意，从而达到在解决投诉的同时抓住下一次商机。例如，c公司承揽一票30标箱的海运出口货物由青岛去日本，由于轮船暴舱，在不知情的情况下被船公司甩舱。发货人知道后要求c公司赔偿因延误运输而产生的损失。 c公司首先向客户道歉，然后与船公司交涉，经过努力船公司同意该票货物改装3天后的班轮，考虑到客户损失将运费按八折收取。c公司经理还邀请船公司业务经理一起到客户处道歉，并将结果告诉客户，最终得到谅解。结果该纠纷圆满解决，货主方经理非常高兴，并表示：“你们在处理纠纷的同时，进行了一次非常成功的营销活动”。 5.长期合作，力争双赢。在处理投诉和纠纷的时候，一定要将长期合作、共赢、共存作为一个前提，以下技巧值得借鉴： a、学会识别、分析问题； b、要有宽阔的胸怀，敏捷的思维及超前的意识； c、善于引导客户，共同寻求解决问题的方法； d、具备本行业丰富的专业知识，随时为客户提供咨询； e、具备财务核算意识，始终以财务的杠杆来协调收放的力度； f、有换位思考的意识，勇于承担自己的责任； g、处理问题时留有回旋的余地，任何时候都不要将自己置于险境； h、处理问题的同时，要学会把握商机。通过与对方的合作达到双方共同规避风险的共赢目的。此外，客服人员应明白自己的职责，首先解决客户最想解决的问题，努力提升在客户心目中的地位及信任度，通过专业知识的正确运用和对公司政策在不同情况下的准确应用，最终达到客户与公司都满意的效果。 20210311

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