什么叫做文件控制程序（**o管理）？

烟台大悦城 2024-11-15 21:30:06

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文件控制程序1 目的确保管理体系有关文件的充分性和适宜性，确保各相关场所使用的文件为现行文件的有效版本。2 范围本程序适用于与本公司管理体系有关的文件的控制。3 职责3.1总经理负责批准发布公司的方针、目标和指标，管理手册。3.2管理者代表负责组织相关部门进行手册的编写与修改；负责管理手册的审核；负责程序文件、主要管理文件的批准。3.3企管科负责体系文件的归口管理。3.4各部门负责本部门相关文件的管理。4 程序4.1文件的分类及控制4.1.1管理体系文件分为三层：第一层：管理手册（包括公司的方针、目标、指标）；第二层：程序文件；第三层：包括各部门为使管理体系正常运转所制定的部门管理制度、应急预案、工作标准、岗位职责、操作规程、各种记录、表格、报告、清单、方案、计划等与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件。4.1.2体系文件由企管科归口管理，各部门建立本部门的受控文件清单。4.1.3外来与管理体系有关的文件统一由相关导入部门审核，管理者代表批准，由企管科编目、存档、发布实施；相关导入部门负责文件的跟踪，当文件换版时，确保使用的文件是有效版本。4.2文件的编号4.2.1管理手册编号编号规则：公司代号-管理手册代号-年号版本号/修改次数；公司代号：aaaa；管理手册代号： sc；年号：2008；版本号：a、b、c……等；修改次数：第几次修改（见4.4.1）。例如： aaaa-sc-2008 a/0 表示aaaa有限公司管理手册2008年第a版，第0次修改。4.2.2程序文件编号编号规则：公司代号-程序文件代号-序号版本/修改次数公司代号： aaaa；程序文件代号：cx；序号：该要素的第几个程序文件；版本号：a、b、c……等；修改次数：第几次修改。例如： aaaa-cx-01 a/0：表示aaaa有限公司管理体系的第1个程序文件，第a版,第0次修改。4.2.3第三层文件编号规则：部门简称—年号-序号版本/修改次数部门简称：表示由该部门组织编制，具体见4.2.6；年号：表示该文件下发年号；序号：表示该部门的第几个文件；版本号：a、b、c……等；修改次数：第几次修改。例如：安环-2008-01 a/2，表示安环部2008年下发第一个文件，a版第2次修改。4.2.4记录：编号规则：部门代号-记录代号 -记录序号；记录代号：jl；部门代号：表示由该部门负责。具体见4.2.7；例如：qg-jl-01，表示企管科管理体系的第1个记录。4.2.5外来文件：执行文件原有代号。4.2.6各部门简称和分发号（控制号）生产办公室：生产办；安全环保科：安环；工艺质检科：工艺；设备科：设备；热电车间：热电；制气车间：制气；合成车间：合成；压缩车间：压缩；尿素车间：尿素；电器车间：电器；仪表车间：仪表；机修车间：机修；技改办公室：技改；企管科：企管；党政办：党政；行政科：行政；保卫科：保卫；财务科：财务；物资供应科：物资；煤炭科：煤炭；销售科：销售。分发号由数字构成，与各部门具体对应关系由企管科根据情况自行决定，但必须以保证唯一性为原则。4.2.7部门代号生产办公室 sc 设备科 ** 工艺质检科 gy 安全环保科 ah 制气车间 zq 热电车间 sq 压缩车间 ys 合成车间 hc 尿素车间 ns 电器车间 dq 仪表车间 yb 机修车间 jx 技术办公室 ** 企管科 qg 党政办 dz 行政科 xz 保卫科 bw 财务科 cw 物资管理科 wz 销售科 xs 煤炭管理科 mg 备注：公司原有编号延用。4.3文件的编写、审核、批准文件的编写、审核、批准应有严格的程序，以确保文件是适宜的。4.3.1手册企管科负责组织管理手册的编写。管理者代表负责手册审核，总经理批准发布。4.3.2程序文件由企管科负责组织各部门编写，管理者代表审批发布；第三层文件由各部门负责编写，部门负责人审核，主管副总复审，总经理批准。4.3.3为确保在使用处得到使用文件，《管理手册》和《程序文件》应该发放到部门，三层文件发放到各部门。各部门负责相关文件发放管理。各部门按照“4.7”规定保管文件。上述文件由企管科负责登记、发放、并建立发放记录及备案存档。4.4文件的版本与受控状态4.4.1版本标识版本号用字母表示，从a开始；修订次数用**伯数字，从“0”开始。4.4.2文件受控状态文件分为“受控”、“有效”和“作废”三大类，与管理体系运行紧密相关的文件应为受控文件。文件编号和分发号是文件受控的标识。所有受控文件必须在该文件封面注明分发号，需要时加盖受控印章。文件受控的标志是“文件编号+分发号”的唯一性。4.5文件的发放与登记4.5.1**受控文件的发放范围由管理者代表确定。4.5.2文件领用者应在《文件发放、回收登记表》上签字，领取发放文件时加盖分发号和受控章。4.5.3因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件。4.5.4当文件丢失时，必须填写《文件领用申请表》，并说明原因。补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。4.5.5凡在发放范围之外需增发的**受控文件，由各部门填写《文件领用申请表》经部门负责人确认后，管理者代表同意后，由企管人力资源科发放并登记。4.6文件的更改4.6.1体系文件需修改时，须由提出更改的个人或部门填写《文件更改申请表》，说明更改的原因，对重要的更改还应附有充分的证据。4.6.2文件更改的审批，由原审批人或由具有相应职责的人进行审批。4.6.3文件更改申请批准后，企管科发放《文件更改通知单》，并按原发放记录发放给文件使用部门；文件使用部门接到《文件更改通知单》后，按规定的方法进行更改。4.6.4文件的更改方法：一般的少量更改，采取划改，即在被修改内容上划双横线，将修改后内容写在其上侧；多处更改或重复更改，导致不便于辨认时，采取换页或换版。4.6.5文件换版时应注明版次号，按文件发放执行。4.7文件的保管4.7.1文件的保存4.7.1.1与管理体系有关的文件必须分类存放在干燥、通风、防火、安全的地方。4.7.1.2各部门的文件由本部门分别保管，企管科每年至少对各部门文件保管情况进行一次检查。4.7.1.3对受控文件，各部门认真填写《部门受控文件清单》，并建立相应的发放记录。4.7.1.4任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，不得私自复印和破册使用，确保文件清晰，易于识别和检索。4.7.2文件的借阅和复制借阅、复制与管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制申请表》，由企管科负责人按规定的权限审批后，再向资料管理人员借阅、复制，并保留《文件借阅、复制申请表》，复制的受控文件必须由资料管理人员登记编分发号。编号规则由企管科负责确定，以保证唯一性为原则。4.8文件的作废和销毁4.8.1所有失效文件和作废文件由企管科及时从所发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保不出现作废文件的非预期使用；4.8.2因某种原因需要保留的任何已作废的文件，都应进行适当、明确的标识；4.8.3对要销毁的作废文件，由企管科填写《文件销毁申请表》，经管理者代表批准后，按照有关规定销毁文件；4.9文件的评审每年由企管科组织各部门对现有管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适宜性评审，必要时予以修改，执行条款4.6规定；4.10对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行；4.11记录是特殊的文件，执行《记录控制程序》。5 相关文件《记录控制程序》6 相关记录《部门受控文件清单》《文件发放、回收登记表》《文件领用申请表》《文件借阅、复制申请表》《文件更改申请表》《文件更改通知单》《文件作废通知单》《文件销毁申请表》《体系文件检查记录》 20210311

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